Job Summary
The CEO Office Manager provides executive support in a one-on-one working relationship with the CEO. The CEO Office Manager serves as the primary point of contact for internal and external constituencies on all matters pertaining to the Office of the CEO. The CEO Office Manager represents the CEO both within and outside of the company and oversees and follows up on tasks assigned by the CEO to the general staff. The CEO Office Manager also serves as a liaison to the board of directors and the CEO, and between the CEO and the Executive Committee.
Job Responsibilities
Assist the CEO with daily administrative duties and complete a broad variety of administrative tasks that include managing an active calendar of appointments, composing and preparing correspondence, arranging complex and detailed travel plans, itineraries, and agendas, and compiling documents for meetings
Work closely and effectively with the CEO to keep him well informed of upcoming commitments and responsibilities
Review contracts that require the CEO’s signature and give critical opinions to the CEO
Research, prioritize, and follow up on incoming issues addressed to the CEO, including those of sensitive or confidential nature
Communicate with the general staff on the CEO’s behalf and coordinate logistics with high-level meetings both internally and externally
Follow-through on projects to successful completion, often with deadline pressures
Participate as an adjunct member of the Executive Committee, including assisting in scheduling meetings and attending all meetings
Assist in coordinating the agenda of Executive Committee meetings, prepare meetings minutes, and follow up on assigned action items
Serve as the CEO’s administrative liaison to the Board of Directors and manage Board activities
Provide assistance as needed to front desk operations to include but is not limited to, answering phones, accepting the package and other deliveries, and greeting and signing in visito
Perform other duties as assigned
ملخص العمل
يقدم مدير مكتب الرئيس التنفيذي الدعم التنفيذي في علاقة عمل فردية مع الرئيس التنفيذي. يعمل مدير مكتب الرئيس التنفيذي كنقطة اتصال أساسية للجهات الداخلية والخارجية في جميع الأمور المتعلقة بمكتب الرئيس التنفيذي. يمثل مدير مكتب الرئيس التنفيذي الرئيس التنفيذي داخل الشركة وخارجها ويشرف على المهام الموكلة من قبل الرئيس التنفيذي إلى الموظفين العامين ويتابعها. يعمل مدير مكتب الرئيس التنفيذي أيضًا كحلقة وصل لمجلس الإدارة والرئيس التنفيذي ، وبين الرئيس التنفيذي واللجنة التنفيذية.
مسؤوليات العمل
⦁ مساعدة الرئيس التنفيذي في المهام الإدارية اليومية وإكمال مجموعة واسعة من المهام الإدارية التي تشمل إدارة تقويم نشط للمواعيد ، وتأليف المراسلات وإعدادها ، وترتيب خطط السفر المعقدة والمفصلة ، والمسارات ، وجداول الأعمال ، وتجميع المستندات للاجتماعات
⦁ العمل بشكل وثيق وفعال مع الرئيس التنفيذي لإبقائه على اطلاع جيد بالالتزامات والمسؤوليات القادمة
⦁ مراجعة العقود التي تتطلب توقيع الرئيس التنفيذي وإعطاء آراء نقدية للرئيس التنفيذي
⦁ البحث وتحديد الأولويات ومتابعة القضايا الواردة الموجهة إلى الرئيس التنفيذي ، بما في ذلك تلك ذات الطبيعة الحساسة أو السرية
⦁ التواصل مع الموظفين العامين نيابة عن الرئيس التنفيذي وتنسيق الخدمات اللوجستية مع الاجتماعات رفيعة المستوى داخليًا وخارجيًا
⦁ متابعة المشاريع حتى اكتمالها بنجاح ، غالبًا مع ضغوط الموعد النهائي
⦁ المشاركة كعضو مساعد في اللجنة التنفيذية ، بما في ذلك المساعدة في تحديد مواعيد الاجتماعات وحضور جميع الاجتماعات
⦁ المساعدة في تنسيق جدول أعمال اجتماعات اللجنة التنفيذية ، وإعداد محاضر الاجتماعات ، ومتابعة بنود العمل المعينة
⦁ العمل كمنسق إداري للرئيس التنفيذي لمجلس الإدارة وإدارة أنشطة المجلس
⦁ تقديم المساعدة عند الحاجة لعمليات مكتب الاستقبال لتشمل على سبيل المثال لا الحصر ، الرد على الهواتف وقبول الطرد والتسليمات الأخرى وتحية الزوار / الضيوف وتسجيل الدخول
⦁ أداء مهام أخرى قد يكلفه بها
DISCLAIMER: Dear Candidate! You are fully responsible to deal with the employer on the hiring process. GulfJobs.com will not take any responsibility on your hiring process. Genuine employer does not ask money for hiring!